منسقة ورد وهدايا

ملاحظات هامه:

1. التالي مثال لوظيفة سكرتيرة – الرجاء المسح والتعديل بما يناسب الوظيفة المعلنة-
2. لا يسمح بإضافة بريد الكتروني أو رقم جوال في هذا الفراغ
3. الرجاء مسح هذه الملاحظات

ملخص الوظيفة

القيام بالاعمال الروتينية من استقبال الزائرين وتحديد المواعيد واستقبال الاتصالات الواردة وحفظ الملفات والسجلات والحفاظ على وقت المدير.

مهام الوظيفة

• استقبال الزائرين والمراجعين الذين يقدمون لمقابلة المدير وتحديد المواعيد
• القيام بحفظ الرسائل والمستندات في ملفاتها المناسبة, وكذلك حفظ وترتيب الملفات بطريقة منظمة يسهل الرجوع اليها عند طلبها أو الحاجة اليها
• الرد على الاتصالات الهاتفية الواردة للشركة, وتحويلها للاشخاص المعنين وتوثيقها
• تسليم البريد اليومي الوارد وتسجيله وفرزه وتوزيعه على الاقسام المختلفة وكذلك العناية بالبريد الصادر من المؤسسة وتوثيقه
• التحضير للاجتماعات, وكتابة محاضر الاجتماعات
• دراسة ما يطلبه المدير من موضوعات مع تقديم التقرير الكامل بخصوصها
• الاطلاع على الصحف اليومية وعرض المعلومات العامة وذات العلاقة باعمال الشركة على المدير
• طباعة الكتب والمراسلات والتقارير التي تطلب منها من قبل رؤساء الاقسام بعد أخذ موافقة المدير عليها
• القيام بعمليات المسح الضوئي (النسخ والتصوير) إذا ما طلب منها ذلك
• القيام بواجب الضيافة من منتوجات الشركة

مسؤوليات أخرى:

1. مساعدة دائرة الموارد البشرية في تجهيز ملفات الموظفين
2. مساعدة دائرة المبيعات في استلام طلبيات الوكلاء عبر الهاتف
3. أي وظيفة أخرى تطلب منها تتعلق بمجال عملها واختصاصها